Keitä olemme
Verkkosivustomme osoite on: https://madinfinland.org.
Olemme osa Mad in Americaa (https://www.madinamerica.com/)
Suomenkielisiä sivuja ylläpitää Tarpeenmukainen hoito ry (rekisteröity yhdistys: 3008990-7)
Sähköposti: info@madinfinland.org
Yhteyshenkilö: Heidi Tommila
Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain määräämä velvoite ylläpitää jäsenrekisteriä (yhdistyslaki 11 §) sekä jäsenmaksutietojen ja yhteystietojen ylläpito yhdistyksen toimintaa varten.
Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, yhteydenpito jäseniin, tiedottaminen sekä jäsenmaksujen ja muiden maksujen laskutus. Myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaatio hallitaan henkilötietojärjestelmässä.
Mitä tietoja keräämme
Yhdistys kerää tietoja, joita henkilöt tarjoavat ilmoittaessaan olevansa kiinnostuneita toiminnastamme, tapahtumailmoittautumisen yhteydessä tai kirjautuessaan sivuille. Kerättäviä tietoja voivat olla
- Sähköpostiosoite
- Nimi ja osoitetiedot
- IP-osoite
Tallennamme myös verkkosivuille rekisteröityneiden käyttäjien käyttäjäprofiilien tiedot. Kaikilla käyttäjillä on mahdollisuus nähdä, muokata ja poistaa omia henkilötietojaan milloin vain. Ainoastaan käyttäjänimeä ei voi muuttaa. Verkkosivuston ylläpitäjät voivat nähdä ja muokata käyttäjäprofiilien tietoja.
Yhdistys kerää myös tietoja, joita henkilöt tarjoavat ilmoittaessaan olevansa kiinnostuneita toiminnastamme, tapahtumailmoittautumisen yhteydessä tai kirjautuessaan sivuille. Jos henkilö ilmoittaa haluavansa vastaanottaa meiltä tiedotteita ja uutiskirjeen, henkilön sähköpostiosoite ja nimi, mikäli tämä annetaan, tallennetaan Mailchimp -uutiskirjepalveluun 31.5. 2023 asti ja 1.5.2023 lähtien on käyttöön otettu Yhdistysavaimen rekisteri.
Verkkosivustolla käytetään lokianalytiikkaa (sivun katselumäärät, vierailijamäärät, sivuilla käytetyn ajan yms). Tietoja ei yhdistetä henkilöön tai henkilöihin, vaan ne kerätään anonyymeinä.
Jäsenrekisteri
Jäsenrekisterissämme käsitellään Tarpeenmukainen hoito ry:n jäsenien ja sen entisten jäsenten sekä yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja. Näitä tietoja voivat olla:
- Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
- Rekisteröidyn kotipaikka ja osoitetiedot;
- Rekisteröidyn sähköpostiosoite;
- Rekisteröidyn puhelinnumero;
- Rekisteröidyn ammatti;
- Sähköisen viestinnän tunnistetiedot;
Jäsenrekisterin käyttötarkoituksena on jäsenten henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä.
Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon. Yhdistyslain edellyttämien jäsentietojen lisäksi, lisätietoa jäsenistä voidaan kerätä suostumuksen perusteella. Yhdistyksen jäsenten yhteystietoja voidaan käyttää yhdistyksen ja jäsenten väliseen yhteydenpitoon, esimerkiksi kokouskutsujen ja tiedotteiden lähettämiseen.
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin henkilö on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella. Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
Jäsenrekisteriä säilytetään huolellisesti suojattuna joko laitteella, joka on kokonaan erillään internetistä, tai hyvän palomuuri- ja virustorjuntaohjelmiston suojaamana sekä sähköisellä rekisteripalvelulla (Yhdistysavain Rekisteri) ja tätä varten tietoja tallennetaan palveluntarjoajan (Avoine Oy) palvelimille.
Säännonmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään. Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, ja muista tilanteista, joissa henkilö luovuttaa tietojaan.
Kommentit
Kun sivuston käyttäjät jättävät kommentteja sivustolle, keräämme kommenttilomakkeessa olevat tiedot, sekä käyttäjän IP-osoitteen ja selaimen versiotiedot roskaviestien tunnistamisen helpottamiseksi.
Kun vierailijat jättävät kommentin tälle sivustolle keräämme tiedon, joka on näkyvissä kommentointikentissä, IP-osoitteen sekä selaimen versioon liittyvät tiedot. Sähköpostiosoitteesta luotu anonymisoitu hajautustieto (hash) voidaan lähettää Gravatar-palveluun, jotta tiedetään onko kommentoija palvelun käyttäjä. Gravatar-palvelun tietosuojaseloste löytyy osoitteesta https://automattic.com/privacy/.
Media
Mikäli lataat kuvia tälle sivustolle, sinun tulee välttää sellaisten kuvien lataamista, joissa on tallennettu paikkatieto (EXIF GPS). Sivuston vierailijat voivat ladata ja katsoa paikkatietoa kuvista, joita sivustolla on.
Evästeet
Jos jätät kommentin sivustolle, voit valita nimen, sähköpostiosoitteen ja url-osoitteen tallennuksen evästeeseen. Tämä toiminto lisää käyttömukavuutta, koska lomaketta ei tarvitse täyttää jokaisella kerralla uudelleen kommenttia lisätessä. Evästetieto poistetaan selaimesta vuoden kuluttua.
Mikäli sinulla on tili ja kirjaudut sivustolle, asetamme väliaikaisen evästeen, joka päättelee tukeeko selaimesi evästeitä vai ei. Tämä eväste ei sisällä henkilötietoa ja se poistetaan kun selainikkuna suljetaan.
Kun kirjaudut sisään asetamme useita evästeitä, jotka tallentavat kirjautumis- sekä näyttöasetuksesi. Kirjautumisevästeet poistetaan kahden vuorokauden kuluessa, näyttöasetuksiin liittyvät evästeet poistuvat vuoden päästä. Mikäli valitset “Muista minut” kirjautumisen yhteydessä, kirjautumistietojasi säilytetään kahden viikon ajan. Mikäli kirjaudut ulos, kirjautumiseen liittyvät evästeet poistetaan samassa yhteydessä.
Mikäli julkaiset artikkelin tai muokkaat olemassa olevaa tallennamme selaimeen evästeen, joka sisältää muokattavan artikkelin ID:n. Eväste vanhenee yhdessä vuorokaudessa.
Toiminnallisille evästeille ja kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.
Emme käytä evästeitä markkinointiin.
Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu asianmukaisesti suojattuna rekisterinpitäjän tiloissa tietokoneella tai tallenteella taikka asianmukaisesti suojattuna ulkopuolisella palvelimella tai palvelussa, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja tehtäviensä hoitamiseksi.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
Henkilön nimi ja sähköpostiosoite säilytetään jäsenyyden päättymisen jälkeenkin, mikäli henkilö haluaa vastaanottaa yhdistykseltä tiedotteita. Samoin säilytetään heidän sähköpostiosoitteet ja nimet, jotka eivät ole jäseniä, mutta ovat ilmoittautuneet uutiskirjeen vastaanottajiksi. Tiedot poistetaan pyydettäessä.
Mikäli jätät kommentin, kommenttia ja sen metatietoa säilytetään toistaiseksi. Tämä tehdään siksi, että voimme tunnistaa ja hyväksyä seuraavat kommentit automaattisesti sen sijaan, että säilyttäisimme ne moderointijonossa.
Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Yhdistys käyttää henkilötietojen käsittelyssä Mailchimp-sähköpostipalvelua. Palveluun siirretään henkilön sähköpostiosoite ja nimi, tai vain sähköpostiosoite, rekisteröidyn antaessa siihen suostumuksen. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa omat tietonsa ja pyytää niiden poistamista.
Mailchimp on sitoutunut noudattamaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) ja Yhdysvaltain Privacy Shield -kehystä henkilötietojen käsittelyssä. Privacy Shield -sopimus mahdollistaa henkilötietojen siirron EU:n ja Yhdysvaltain välillä. Mailchimpin tietosuoja-asetuksesta. Lisää Mailchimpin tietosuojasta: https://www.intuit.com/privacy/statement/
Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi.
Yhteydenotot
Mikäli sinulla on käyttäjätili tälle sivustolle, olet jättänyt kommentteja tai olet ollut mukana yhdistyksen toiminnassa tai yhteydessä yhdistykseen, voit pyytää koostetiedostoa omista henkilötiedoistasi, sisältäen kaiken henkilötiedon, jonka olet meille antanut. Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista tai poistamista. Pyynnöt voi lähettää osoitteeseen info@madinfinland.org rekisteröidyn allekirjoituksella varustettuna kirjallisesti tai sähköisesti. Oikeus omien tietojen poistoon ei koske sellaista henkilötietoa, joka meidän on säilytettävä ylläpidollisista, juridisista tai tietoturvaan liittyvistä syistä.
Linkit kolmansien osapuolten verkkosivuille
Yhdistys ei vastaa kolmansien osapuolten verkkosivujen toiminnasta tai sisällöistä.
Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 18.5.2023
